En los últimos 20 años, la necesidad de maximizar los resultados de la gestión empresarial ha convertido a los ERP en un recurso estratégico para los negocios ya que constituyen una ventaja competitiva para las empresas. La posibilidad de manejar la información como un activo de la organización y tomar decisiones con información veraz en tiempo real es una oportunidad que ninguna empresa desea desaprovechar.
Sin embargo, en el momento en que una empresa decide iniciar el proceso de cambio para desarrollar un proyecto de ERP pueden surgir varios factores, que son necesarios tener en cuenta para evitar fallas comunes en la implementación. Los motivos de estas fallas son variados e incluyen desde frustración, dudas e incertidumbre de las personas frente al cambio, hasta falta de claridad en el proyecto, errores en el armado del equipo de trabajo y ausencia de roles definidos en el momento de iniciar el proceso.
Por esos motivos es importante destacar la tarea del consultor, para asesorar a la empresa sobre los muchos aspectos que pueden contribuir al éxito o al fracaso en la implementación de un proyecto.
El impacto en la cultura de trabajo
Cuando un cliente decide invertir en un ERP nadie le informa que antes de iniciar el proceso es conveniente, y casi imprescindible, realizar un análisis de impacto organizacional, como también introducir a los recursos humanos (los que intervendrán directamente y a los que no), a los cambios que se avecinan.
De modo que, como sostienen varios expertos, el aspecto más importante del cambio de la tecnología en una empresa es el impacto en la cultura de trabajo. Y por ese motivo es fundamental trabajar en el aspecto comunicacional de toda la empresa, para lograr detectar con antelación cuáles son los puntos sensibles y las resistencias que se irán generando a lo largo del proceso.
Como abordar la resistencia al cambio
La resistencia al cambio es un gran enemigo de los ERP. Una mentalidad anclada en el pasado y en formas obsoletas de trabajar no permite dar el paso hacia las soluciones de gestión modernas que el mercado ofrece. ¿Y cuáles son las causas principales que provocan la resistencia al cambio en los trabajadores? El miedo a lo desconocido, la desconfianza e incluso la percepción de un ERP como una amenaza al puesto de trabajo, por pensar que pondrá en evidencia las carencias de desempeño.
Cuando se trabaja con un plan de comunicación y en equipo existen soluciones que pueden ayudar a las empresas en la gestión del cambio, manteniendo el compromiso de la alta dirección para agilizar la toma de decisiones que urgirán durante el proceso. Asimismo, es posible reducir los tiempos de adaptación del personal y limitar la frustración del usuario, generando sinergia entre el área de sistemas, los usuarios y el nivel gerencial.
Ya existen casos de éxito de organizaciones que trabajaron con módulos de comunicación para asegurar procesos exitosos de implementación. Un caso es el del Hospital Austral que implementó un servicio denominado Go-Live Communication para la etapa de puesta en vivo de una solución world-class para más de 400 personas.
En el caso del Hospital Austral se realizó un evento de lanzamiento en día de la puesta en vivo de la solución y un video interactivo acompañado por una dinámica en la que los participantes contaron sus experiencias personales como usuarios de la nueva tecnología que se ponía en marcha. Los resultados fueron muy alentadores ya que sólo durante el primer mes alcanzaron un 90% de usabilidad del sistema para todo su proceso de compras.
En general, se trata de experiencias en las que se trabaja con tácticas de comunicación innovadoras como interacción en redes sociales, generación de materiales audiovisuales, intervenciones en las oficinas, entre otras, que ayudan a generar más identificación y sentido de pertenencia con el proyecto.
El proceso de implementación de nuevas soluciones tecnológicas en una empresa es un momento de cambio, y todas las organizaciones (en mayor o menor medida) necesitan de un espacio para madurar la reingeniería de sus procesos y repensar la cultura de trabajo vigente. En muchas ocasiones será necesario obtener ayuda externa que contribuya a observar el contexto de manera más objetiva para diseñar un entorno colaborativo y permeable a los cambios. Es esa, en definitiva, la clave del éxito.
Fuente: managementherald.com.ar
Claudio Rodríguez. Gerente General de
Cicmas Strategy Group, consultora especializada en Marketing y Negocios, que
recientemente ha lanzado al mercado Go-Live Communication, un módulo de
comunicaciones para ayudar a las empresas en los procesos de implementación de
software de negocios.
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