La tecnología y la
deslocalización de empleos convirtieron a las reuniones virtuales en la norma.
Pero aún existen motivos para preferir y priorizar las reuniones cara a cara.
Permiten privacidad, confidencialidad y comunicación no verbal.
La tecnología cambió radicalmente la forma en que se hacen
los negocios. Pero pocas veces se repara en los cambios que eso trajo a las
reuniones, el networking y los procesos de venta. Según una encuesta realizada
por el Meeting Professionals
International (MPI), se prevé que la asistencia virtual crezca al doble de
la tasa de asistencia en vivo. Este aumento es el mayor cambio en la forma en
que se realizan las reuniones desde la introducción de PowerPoint, el clásico
software para hacer presentaciones en diapositivas. Pero no sólo de Skype vive
el hombre, existen motivos muy válidos para aún tratar de mantener la costumbre
de las reuniones presenciales.
Reduce las
distracciones
Muchas veces sucede que asistimos a una reunión virtual y
prestamos poca atención porque recibimos simultáneamente una catarata de mails,
avisos en la laptop o el celular más las distracciones normales del entorno. Al
asistir a un evento en persona esas distracciones visuales se reducen. También,
la misma presencia de compañeros o del resto de los asistentes en la sala ayuda
a mantener la atención en lo que se está tratando. Está mal visto sacar el
celular mientras otra persona está exponiendo una idea o presentando un plan de
trabajo. Al realizar las reuniones por algún medio virtual, somos más
víctima de distracciones y nos cuesta más concentrarnos en el tema de marras.
Hay algo más allá del
contenido
Pero aunque no nos distraigamos con facilidad y aunque
pongamos toda nuestra atención en el contenido de la reunión, hay algo que
falta. Las reuniones en persona, sobre todo cuando requieren que sus
integrantes se trasladen de un lugar a otro, suelen estar acompañadas de
eventos post reunión como cenas o eventos de relacionamiento. Este tipo de
actividades hacen que las personas se sientan mucho más protagonistas e
involucradas en la reunión. Una experiencia en vivo significa que los
asistentes pueden participar y sentir en múltiples formas que simplemente no se
pueden duplicar con un ordenador.
Elimina zonas de
confort
Hay algo estimulante en estar en una habitación llena de
gente que habla con entusiasmo sobre el tema que se está tratando. Los
asistentes están, físicamente, en una habitación con otros que tienen el mismo
objetivo de aprendizaje, pero diferentes orígenes. Esto permite que las
relaciones se enriquezcan y vayan más allá del negocio o el proyecto del
momento. Además, contribuye a la auto superación porque exige abandonar las
zonas de confort como puede ser no querer hablar en público o desarrollar una
idea sin apoyo visual u otro tipo.
Mejora el
relacionamiento
Al pasar demasiado tiempo detrás de una pantalla perdemos la
capacidad para reconocer las emociones en otras personas y tener empatía con
ellas. Esto es una gran traba para el networking porque inhibe nuestra
habilidad para crear lazos emocionales, como el respeto o la confianza, que son
vitales para crear una red de contactos efectiva.
No permite el off the record
Las reuniones presenciales permiten desarrollar tópicos de los
cuales no queda evidencia alguna. El off the record es imposible en las
reuniones virtuales porque cualquiera podría estar grabando la conversación.
Las conversaciones a puertas cerradas son muy importantes porque permiten a las
personas establecer confianza y hablar sin inhibiciones.
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